¿Sabías que la Administración tiene la obligación de digitalizar los documentos que presentemos en papel por Registro?

El 2 de octubre de 2016 entró en vigor la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común (LPAC), según la cual las oficinas de registro de las Administraciones Públicas deben digitalizar la documentación que se presente por Registro y, como norma general, una vez digitalizados devolverlos al interesado evitando su archivo.

La aplicación de esta Ley supone también la desaparición de la necesidad de compulsa ya que todas las copias electrónicas tendrán la consideración de copia auténtica con la misma validez y eficacia que los documentos originales.

Este nuevo papel de los registros públicos contribuye a paliar la brecha digital con aquellos interesados no obligados por ley a relacionarse con la Administración a través de medio electrónicos y los convierte en herramientas específicas para la aplicación real del proceso de conversión digital o copia auténtica recogido en normas anteriores.

Pero el alcance de los procesos no se circunscribe, únicamente, a la digitalización de los Registros sino que, en la disposición transitoria primera de la LPAC se señala que siempre que sea posible, los documentos en papel asociados a procedimientos administrativos finalizados antes de la entrada en vigor de esta Ley deberán digitalizarse de acuerdo con los requisitos establecidos en la normativa reguladora aplicable. Lo cual implica actuaciones para la digitalización de los Archivos de las Administraciones Públicas.

Es la propia Administración quien debe proveer los medios y procedimientos adecuados para realizar las copias auténticas de los documentos públicos administrativos o de los documentos privados que aporten los ciudadanos por Registro, asegurando el cumplimiento de las reglas recogidas en el artículo 27.2 de la LPAC en cuanto al proceso de creación de una copia auténtica a partir de un documento original en papel, las cuales entroncan directamente con lo previsto en los ya conocidos Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo.

El artículo 27.1 de la Ley 39/2015 establece que las Administraciones Públicas podrán hacer copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada, por la cual se entiende cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.

Según la consultora documental en Grupo Entorno Documental,SA, María José Gimeno la administración se debe dotar de “Un sistema automático de captura y clasificación automática del tipo de documento que permita la digitalización masiva de documentos, con medios propios o externos” añadiendo que deben “asegurar el cumplimiento de los requisitos en cuanto al proceso de copiado auténtico y que sea integrable con otros Sistemas de Gestión Documental de la Administración es un caso de uso evidente de este supuesto acto administrativo automatizado.”

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